Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“ der Unternehmensgruppe Ott & Partner
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).
„Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation mit Sitz in One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Unternehmensgruppe Ott & Partner.
Hinweis:
Soweit Sie die Internetseiten von „Microsoft“ aufrufen, ist die Microsoft Corporation für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.
Sie können „Microsoft Teams“ auch nutzen, wenn Sie den jeweiligen Einladungslink oder ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Microsoft Teams“-App oder im Browser eingeben.
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer:
Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (bei Nutzung eines Microsoft-Kontos), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten:
Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional):
Video-, Audio- und Präsentationsaufzeichnungen, Chatverläufe, ggf. Transkriptionen
Bei Einwahl mit dem Telefon:
Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. IP-Adresse
Text-, Audio- und Videodaten:
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Dabei werden Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
Zur Anzeige von Video und Wiedergabe von Audio werden während der Dauer des Meetings Daten vom Mikrofon sowie ggf. von der Kamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können Kamera oder Mikrofon jederzeit selbst deaktivieren.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Microsoft Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen.
Sofern wir „Online-Meetings“ aufzeichnen, werden wir Sie hierüber vorab informieren und – soweit erforderlich – Ihre Einwilligung einholen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in „Microsoft Teams“ angezeigt.
Sofern es für Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen erforderlich ist, können Chatinhalte gespeichert werden. Dies erfolgt jedoch grundsätzlich nur bei Bedarf.
Bei Webinaren können für Zwecke der Nachbereitung auch gestellte Fragen verarbeitet werden.
Wenn Sie bei „Microsoft Teams“ als Benutzer registriert sind, können Berichte über „Online-Meetings“ (z. B. Meeting-Metadaten, Einwahldaten, Chatverläufe) gemäß den Einstellungen der Microsoft-365-Dienste gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Unternehmensgruppe Ott & Partner verarbeitet werden, ist § 26 BDSG Rechtsgrundlage.
Soweit personenbezogene Daten nicht für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Bei Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage.
Sofern keine vertragliche Beziehung besteht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind.
Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses Kenntnis von personenbezogenen Daten, soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Microsoft Teams“ ist ein Dienst eines US-amerikanischen Anbieters. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann daher auch in Drittländern erfolgen.
Microsoft hat sich verpflichtet, geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO einzuhalten, insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Datenschutzbeauftragter
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.
Thomas Hoch
MMC
Adalbert-Stifter Straße 52, 89415 Lauingen
Telefon: 01525/3144668
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)ott-partner.de
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Folgende Unternehmen sind Teil der Unternehmensgruppe Ott & Partner:
Ott & Partner Treuhand
Steuerberatungsgesellschaft
Katharinengasse 32-34, 86150 Augsburg
eingetragen im Partnerschaftsregister des Amtsgericht Augsburg unter Nr. 13
Ott & Partner
Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Certified Public Accountant
Katharinengasse 32-34, 86150 Augsburg
eingetragen im Partnerschaftsregister des Amtsgericht Augsburg unter Nr. 64
O&P GmbH & Co. KG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Katharinengasse 32-34, 86150 Augsburg
eingetragen im Handelsregister des Amtsgericht Augsburg unter Nr. 19359
O&P Verwaltungs-GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Katharinengasse 32-34, 86150 Augsburg
eingetragen im Handelsregister des Amtsgericht Augsburg unter Nr. 31927
Stand: 22.01.2026