Von: Rechtsanwalt Jonas Straßer

Mit Rechtswirkung zum 2. Juli 2023 trat das medial viel beachtete sog. Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft. Hintergrund dieser Gesetzeseinführung ist die sog. „Whistleblower-Richtlinie“ der Europäischen Union, die Rechtsdurchsetzung verstärken und Personen schützen soll, die Missstände in Unternehmen melden. Wir möchten Sie im Folgenden auf die hiermit verbundenen Pflichten für Unternehmen und Arbeitgeber mit mehr als 50 Beschäftigten oder auch im Hinblick auf eine freiwillige Einrichtung hinweisen.

Einführung Hinweisgeberportal

Kern der Gesetzeseinführung ist die Pflicht von Unternehmen bzw. Arbeitgebern zur Einführung und Implementierung einer internen Meldestelle bzw. eines internen Hinweisgeberportals, über das Mitarbeitende relevante Hinweise, insbesondere auf strafbewährte, bußgeldbewährte und allgemeine Gesetzesverstöße (Verstöße von Arbeitszeiten, Empfang von sog. „Schwarzgeldern“, etc.), mitteilen können. Die Meldemöglichkeit kann, muss jedoch nicht, anonym ausgestaltet sein und kann auch für Dritte, nicht Mitarbeitende, geöffnet werden. Eine solche interne Meldestelle (z. B. Personalleitung, Compliance Officer) könnte telefonisch, mittels Textnachricht oder mittels eines persönlichen Austauschens kontaktiert werden.

Einführungspflicht des Unternehmens

Unternehmen ab einer arbeitsrechtlichen Mitarbeitendenanzahl von 249 Personen (nach Köpfen, inkl. Leiharbeiterinnen und Leiharbeiter) sind seit 2. Juli 2023, Unternehmen ab einer arbeitsrechtlichen Mitarbeitendenanzahl von 50 Person (nach Köpfen, inkl. Leiharbeiterinnen und Leiharbeiter) werden ab 17. Dezember 2023 zur Einführung einer internen Meldestelle verpflichtet sein. Soweit mehrere Konzernstandorte bestehen, kann u.U. die Einführung von separaten internen Meldestellen je Standort verpflichtend sein. Besonderheiten sind hier in jedem Falle zu berücksichtigen. Ab 1. Dezember 2023 besteht zudem die Möglichkeit einer Bußgeldsanktionierung, wenn gegen Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz verstoßen wird. Ein bestehender Betriebsrat ist bei der Einführung eines solchen Hinweisgeberportals mit einzubeziehen. Bei der Besetzung der internen Meldestelle ist Fachkunde maßgeblich.

Vorgaben der Bearbeitung

Empfänger eines solchen Hinweises ist das Unternehmen und damit zur Auswertung und Bearbeitung verpflichtet. Die interne Meldestelle ist zur Bestätigung des Eingangs des Hinweises binnen sieben Kalendertagen sowie zum Ergreifen von Maßnahmen binnen drei Monaten verpflichtet. Eine Veröffentlichung der jeweiligen Hinweise muss nicht erfolgen.

Auswirkungen für den Hinweisgeber / Arbeitnehmer

Etwaige Repressalien inkl. deren Ankündigung gegenüber dem Hinweisgeber (Kündigung, etc.) sind gesetzlich untersagt und schadensersatzpflichtig. Hinweisgeber sind gegenteilig zu schützen.

Digitale Lösung

Ein solches Hinweisportal kann, muss jedoch nicht, digital erfolgen. An die Verarbeitung von Hinweisen bestehen jedoch einige Anforderungen. Zwischenzeitlich befinden sich einige Angebote für eine digitale Lösung eines Hinweisgeberportals auf dem Markt. Für eine etwaige ISO-Zertifizierung Ihrerseits ist die Auswahl eines Anbieters, der auch anonyme Hinweise ermöglicht, erforderlich. Im Rahmen der Einführung eines solchen Hinweisportales werden zugleich datenschutzrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen sein.

Beauftragung Dritter

Eine Hinweise bearbeitende ausgelagerte Stelle kann zur Auswertung und Bearbeitung der Hinweise von Ihnen beauftragt werden. Empfänger der erfolgten Auswertung der jeweiligen Dritten bleibt die jeweilige Geschäftsführung. Staatliche, parallel eingerichtete, (sog. externe) Meldestellen ersetzen Ihre Pflicht zur Einführung von Hinweisgeberportalen nicht.

Wir weisen darauf hin, dass in anderen Mitgliedsländern der Europäischen Union anderweitige Vorgaben bestehen können.