Mit unserem letzten Rundschreiben zum Thema „Aktuelles zur Kassenführung“ vom 05.08.2020 haben wir Sie bezüglich TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) und Kassenverfahrensdokumentation wiederholt informiert. Auch heute wollen und müssen wir diese Themen aufnehmen, denn es läuft eine Frist ab, die wohl nicht verlängert wird!

Frist 31. März 2021 für Ihre TSE

Die Nichtbeanstandungsfrist bei der TSE-Kassenumstellung wurde vom 30.09.2020 auf den 31.03.2021 verlängert. Diese Frist läuft jetzt aus und Bund und Länder machen keine Anstalten, diese zu verlängern. Daher sollten Sie REAGIEREN. Die verlängerte Nichtbeanstandungsfrist gilt grundsätzlich auch nur, wenn bis zum 30.09.2020 die TSE verbindlich bestellt war.

Bei der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung wird für jede Transaktion eine Transaktionsnummer vergeben.

Wenn Sie eine INSIKA-Kasse einsetzen, bedeutet das nicht, dass Sie eine TSE im Einsatz haben! Auch eine Z-Bon Kasse ist nicht mehr zulässig! Sprechen Sie hierzu umgehend mit Ihrem Kassen-Partner.

Falls Sie eine cloudbasierte TSE einsetzen wollen, ist zu beachten, dass es hier momentan zu Verzögerungen kommt. Das BSI (Bundesamt für die Sicherheit in der Informationsverarbeitung) hat den Zertifizierungsprozess Ende 2020 um weitere Anforderungen ergänzt. Denn es gibt bislang nur wenige zertifizierte TSEs (z.B. von der Bundesdruckerei). Und ob diese den neuen Erfordernissen standhalten, muss noch geprüft werden. Daher ist die Empfehlung, eine Fristverlängerung hierfür nach §148 AO beim zuständigen Finanzamt zu beantragen. Hierzu gibt es eine „Praxishilfe für Unternehmen – Antrag nach § 148 AO“. Diese liegt uns vor. Hierbei gibt es Musterformulierungen, z. B. auch für die Anbieter fiskaly, A-Trust, D-Trust. Manche Kassenhersteller informieren gerade diesbezüglich ihre Kunden. Sprechen Sie hierzu bitte mit uns!

Wenn Sie eine TSE im Einsatz haben, ist diese an die Finanzverwaltung zu melden. Hierzu soll eine digitale Meldung möglich gemacht werden. Diese gibt es aktuell immer noch nicht. Bitte schicken Sie uns trotzdem Ihr TSE-Zertifikat in die Kanzlei, damit wir dies schon vorbereiten können.

Homepage Bayerisches Landesamt: Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt gesondert bekannt gegeben.

Kassennachschau – Betriebsprüfung

Die Kassennachschau ist nicht auf elektronische Kassen beschränkt, sondern auch auf offene Ladenkassen, Taxametern oder Geldgewinnspielgeräten. Auch ist die Kassennachschau keine Betriebsprüfung im Sinne des §193 AO, deshalb gibt es anstatt einer Prüfungsanordnung vorab nur zu Beginn (Antritt) der Nachschau einen sog. Prüfungsauftrag. (aktuell Landesamt für Steuern in Bayern vom 29.01.2021)

Aus der Praxis: Aufgrund COVID finden derzeit (fast) keine Nachschauen statt. Wir gehen aber davon aus, dass dies nur aufgeschoben ist.

Seien Sie einfach darauf vorbereitet und halten Sie bereit:

• Ihre Kassenverfahrensdokumentation
• Die Bedienungsanleitung – das Handbuch
• Die Erst- und Folgeprogrammierungen Ihrer Kassen, Waagen etc.
• Sämtliche Organisationsunterlagen Das Ganze am besten auf Papier! Wir wissen, das ist nicht zeitgemäß, aber die Finanzverwaltung möchte das so.

Kassenverfahrensdokumentation

Falls Sie noch keine Verfahrensdokumentation für Ihre Kasse(n) haben, nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Bei fehlender Kassen-VD schätzt die Finanzverwaltung Umsätze hinzu (denken Sie an Umsatzsteuer, Einkommen-/Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer) und ggf. auch das Steuerstrafrecht.

Themen Kassenwechsel, Kassendefekte und Datensicherung

Beim Kassenwechsel wird besonders gerne geprüft. Der Zugang zur alten Kasse (Datenzugang) muss über die Aufbewahrungsfrist gesichert bleiben. Bei Defekt Ihrer Kasse dokumentieren Sie dies genau und stellen Sie um auf offene Ladenkasse (Kassenbericht oder Einzelaufzeichnung). Heben Sie den Beleg der Reparatur der Kasse auf. Machen Sie tägliche/regelmäßige Datensicherungen und Speicherungen.

Beratungen zur Kassenführung

Gerne beraten wir Sie zu Ihren Kassenthemen. Bargeldaufzeichnungen werden auch künftig genauer geprüft. Um das Prüfungsrisiko zu minimieren, stellen Sie auf unbare Zahlungsalternativen um, soweit das möglich ist. Die Finanzverwaltung arbeitet hier auch mit Kontrollmitteilungen. Wenn Sie beispielsweise über Ihren Kundenaccount bei Metro einkaufen, kann über eine Kontrollmitteilung auch hinterfragt werden, ob Sie diese Rechnungen auch in Ihrer Buchhaltung haben.