Arbeitszeiterfassung – Dokumentationspflichten des Arbeitgebers

Frau Rechtsassessorin Carina Engelhard

Das Bundesarbeitsgericht stellt mit Beschluss vom 13. September 2022 – Az. 1 ABR 22/21 – fest, dass Arbeitgeber aufgrund Vorschriften des Rechts der Europäischen Union verpflichtet sind, ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung zu führen.

Das Unionsrecht geht hierbei etwaigen nationalen Regelungen vor, z.B. § 16 Abs. 2 S. 1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG), wonach Arbeitgeber in Deutschland eigentlich nur verpflichtet wären, Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht (Überstundenaufzeichnung).

Ziel ist eine vollständige und zutreffende Abbildung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Die Arbeitszeiterfassung dient dabei primär dem Schutz der Arbeitnehmer und der Kontrolle der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.

Die Aufzeichnungen müssen spätestens innerhalb von sieben Tagen erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG).

Umfang der zu erfassenden Arbeitszeiten

Zu erfassen sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden sowie Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen gem. § 9 ArbZG,
§ 16 Abs. 2 ArbZG. Arbeitspausen müssen zwar nicht zwingend dokumentiert werden, sie müssen sich jedoch rechnerisch aus der erfassten Arbeitszeit ergeben.

Die Dokumentationspflicht besteht für Arbeitszeiten im Betrieb, bei Kunden oder Geschäftsterminen sowie im Home-Office oder im mobilen Arbeiten und gilt für sämtliche Arbeitnehmer, unabhängig von Voll- oder Teilzeit, Aushilfs- oder Minijob oder Praktikanten.

Planungen (z.B. Schichtpläne) sind nicht ausreichend, da die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten zu dokumentieren sind.

Vertrauensarbeitszeitmodelle stehen den Vorschriften nicht entgegen und sind weiterhin zulässig, sofern die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten vollständig dokumentiert werden und die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen eingehalten sind. Ein Verzicht auf Kontrolle der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber ist demnach weiterhin möglich, nicht aber der Verzicht auf die gesetzlich geforderte Dokumentation. 

Anforderungen und Form des Zeiterfassungssystems

Das eingesetzte Zeiterfassungssystem muss objektiv, das heißt nachvollziehbar und geschützt vor Manipulation, verlässlich sein, demnach wird eine fehlerfreie und lückenlose Dokumentation vorausgesetzt, sowie zugänglich sein. Die Zugänglichkeit stellt sicher, dass Arbeitnehmer, Arbeitgeber, der Betriebsrat und die Aufsichtsbehörden jederzeit Zugriff auf die Daten haben können.

Eine konkrete Form ist gesetzlich nicht vorgegeben. Die Arbeitszeit kann elektronisch, handschriftlich, per App oder in sonstiger geeigneter Weise erfasst werden. Auch eine Delegation der Aufzeichnung an Arbeitnehmer ist zulässig. In diesem Fall besteht eine Dokumentationspflicht für Arbeitnehmer. Ein etwaiger Betriebsrat hat bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems ein Mitbestimmungsrecht, § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Erfassung und eine angemessene Kontrolle verbleibt jedoch stets beim Arbeitgeber. Die Erfassung und Speicherung von Arbeitszeitdaten muss dabei jedoch datenschutzkonform erfolgen, das heißt die Daten dürfen nur für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Ausnahmen

Von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen sind gem. § 18 Abs. 1 ArbZG leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG, bestimmte Personengruppen mit weitgehender Arbeitszeitautonomie (z.B. Chefärzte) und vollständig freigestellte Betriebsratsmitglieder.

Maßgeblich ist hierfür stets die tatsächliche Stellung im Unternehmen; nicht jede Führungskraft oder Vertrauensarbeitszeit ist automatisch ausgenommen.

Für bestimmte Branchen und Tätigkeiten, z.B. Bau, Fleischwirtschaft, Transport, Entsendung, Offshore-Anlagen oder Binnenschifffahrt gelten Sonderregelungen mit teils weitergehenden Dokumentationspflichten, etwa nach § 21a ArbZG oder spezielleren Vorschriften wie dem Gesetz über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftige Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, Mindestlohngesetz, Gesetz zur Sicherung von Arbeitnehmerrechten in der Fleischwirtschaft und dem Gesetz zur Regelung der Arbeitnehmerüberlassung.

Sanktionen

Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten können mit Bußgeldern von bis zu EUR 30.000,00 geahndet werden, § 22 Abs. 2 ArbZG. Allerdings ist die unmittelbare Sanktionierung der unionsrechtlich begründeten Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung derzeit erst nach behördlicher Anordnung möglich. Ein Bußgeld kann daher erst nach Missachtung einer solchen behördlichen Anordnung verhängt werden.

Praxisempfehlung und Ausblick

Die Pflicht zur Führung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems besteht.

Der aktuelle Referentenentwurf zur Neufassung des ArbZG geht hierüber hinaus: Er sieht die Einführung einer Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor, insbesondere für größere Unternehmen. Für kleine Unternehmen und Privathaushalte sind Ausnahmen und Übergangsfristen geplant. Die Gesetzesänderung ist bislang jedoch nicht verabschiedet.

Nach unserer Einschätzung sollten Arbeitgeber ihre Arbeitszeitmodelle (z.B. Vertrauenarbeitszeit) prüfen und letztlich bereits heute elektronische Arbeitszeiterfassungssysteme führen. Eine Entschärfung der Vorschriften ist derzeit nicht zu erwarten.